EN | NL
student-unionkamersiteunioncardUnion DealsunionshopcreatetomorrowtedexEco ChallengeGive it a goBuddyMySU
EN | NL

MySU

Voor veel verenigingen bevind het bijhouden van de administratie van leden en financiën plaats in verscheidende excel bestanden die bijgehouden moeten worden. Niet alleen is dit extra werk maar ook is er meer kans op fouten. Ook is de backend van een website bijhouden niet het makkelijkste. Hierbij kan MySU helpen, MySU is een platform waarin verenigingen gemakkelijk, overzichtelijk en op één plek hun ledenadministratie en financiën kunnen bijhouden zonder zelf te hoeven programmeren.


Nieuws

Op dit moment zijn we in de laatste fase van ontwikkeling met MySU. In deze laatste fase draaien we een pilot met meerdere verenigingen om het platform te optimaliseren. Mocht je meer willen weten of mee willen doen aan de pilot, stuur dan gerust een mailtje naar: MySU@union.utwente.nl.

Op 21 september vanaf 17:00 is er een informatie borrel in Beneden Peil. Alle verenigingen zijn welkom dus kom vooral langs!

Algemeen

MySU is bedoelt voor zowel bestuursleden als de verenigingsleden. Voor leden is het een platform waar zij makkelijk bij hun informatie kunnen en kunnen zien welke kosten zij over een bepaalde periode hebben gemaakt. Afhankelijk van de functionaliteiten die de vereniging wil, kan een lid zich onder andere aanmelden voor activiteiten, onderdeel worden van een commissie en bij de documenten bij de vereniging komen.

Vanaf de bestuurders kant is er nog veel meer mogelijk. Wanneer een lid zich aanmeld voor de vereniging komt hij/zij met al zijn gegevens in de leden lijst te staan en wanneer ze zich afmelden worden ze na hun financiële verplichtingen uit de lijst gehaald, zo blijft de ledenlijst altijd up-to-date.

Tijdens een lidmaatschap maakt een lid natuurlijk kosten met betrekking tot contributie en door deel te nemen aan activiteiten. MySU wijst deze kosten automatisch toe aan de juiste personen, waarna de penningmeester alleen de lijst hoeft te exporteren wanneer hij een incasso wilt sturen.

MySU functies

Zoals vermeld in de inleiding, is de belangrijkste functie van MySU het bijhouden van alle gegevens van de leden. Om dit zo goed mogelijk te doen, bestaat de applicatie uit drie verschillende ‘kanten’; algemene-, bestuurs- en ledenkant. In dit hoofdstuk worden de verschillende functies beschreven binnen deze verschillende categorieën.

 

Algemene functies

Er zijn een paar algemene functies die naast de leden- en bestuurskant te zien zijn. Deze zijn als volgt gedefinieerd:

 

Bestuursfuncties

Aan de bestuurszijde bevinden zich de meeste functies. Als bestuurslid biedt de applicatie verschillende voordelen. De belangrijkste functie van de applicatie is om alle gegevens van de leden van de verenigingen bij te kunnen houden. Het geeft een duidelijk overzicht van uw leden en hun gegevens. Daarnaast kunnen met de applicaties financiën worden gedaan. Om dit te doen heeft het bestuur verschillende panelen aan hun zijde van de applicatie, met betrekking tot: vereniging, leden, financiën, evenementen en instellingen.

 

Vereniging

 Het verenigingspaneel stelt het bestuurslid in staat om informatie te wijzigen en de leden op de hoogte te houden van de laatste nieuwtjes. Dit paneel heeft een ‘nieuws’ tab, waarin het bestuurslid berichten kan plaatsen. Alle relevante informatie over de vereniging kan in de tab ‘over’ worden gevonden. Het bestuur kan de gegeven informatie bijwerken en wijzigen.

 In de sectie ‘commissies’ kan het bestuur de commissies en commissieleden toevoegen en wijzigen, automatisch wordt een tabel weergegeven met huidige en voormalige actieve leden. Voor het tabblad bestuur geldt hetzelfde.

Leden

 In dit paneel kan het bestuur hun ledenadministratie beheren, er is een tabel, momenteel met vier tabbladen: inkomend, huidig, vertrekkend en betwiste leden. Daarnaast kunnen ze verschillende lidmaatschapstypes en extra gegevensvelden (e.g. rijbewijs) aanmaken en aanpassen die leden kunnen invullen.

 Het tabblad ‘inkomend’ toont een lijst van mensen die lid willen worden van de vereniging, hier kan het bestuur beslissen om ze al dan niet te accepteren. De lijst wordt samengesteld op basis van de mensen die zich via MySU hebben aangemeld om lid te worden van de vereniging. De lijst ‘huidig’ toont alle leden die momenteel zijn ingeschreven bij de vereniging. Het bestuurslid kan op dit tabblad alle nodige informatie over zijn leden vinden. Bij ‘vertrekkend’ wordt de lijst met leden weergegeven die ervoor hebben gekozen om zich uit te schrijven. Hier kan het bestuur controleren of er nog financiële verplichtingen moeten worden nagekomen. Wanneer dit is voltooid, worden de leden van de lijst verwijderd en wordt informatie over het oud lid verwijderd. De tab ‘betwiste leden’ is een speciaal tabblad dat is gemaakt voor problemen die zich voordoen bij de overgang naar MySU, omdat de overdracht van ledengegevens wellicht fouten kan bevatten.

 Financiën

 Tijdens een lidmaatschap maakt een lid uiteraard kosten, e.g. contributie en deelname aan activiteiten. MySU wijst deze kosten automatisch toe aan de juiste mensen, in het tabblad ‘financiën’ kan het bestuur ervoor zorgen dat deze betalingen worden uitgevoerd. Dit gebeurt via drie verschillende tabbladen: incasso, individuele betalingen en annuleringen.

 In het tabblad ‘incasso’ kan het bestuur automatisch een overzicht maken van de incasso's die moeten worden vereffend. In dit tabblad kunnen specifieke aankopen worden geselecteerd en kan een drempelwaarde voor een collectie worden ingesteld. Als dit is gedaan, wordt er een Excel-document geëxporteerd en kan het naar de bank worden gestuurd om de incasso te voltooien. In het tabblad ‘individuele betalingen’ kan het bestuur extra kosten toewijzen aan specifieke leden. Daarnaast kunnen ze financiële informatie importeren die extern is geregistreerd. Deze kosten worden later verwerkt in de incasso's. Ten slotte, is er een lijst in de ‘annuleringen’, waarin een overzicht wordt gegeven van degenen die niet akkoord gingen met het betalen van hun financiële verplichtingen.

 Activiteiten

 Een bestuurslid kan activiteiten aanmaken waarvoor leden zich kunnen inschrijven. Het is mogelijk om een evenement in te delen in verschillende types. Daarnaast kunnen data, tijd, locatie, kosten en het maximum aantal inschrijvingen worden toegevoegd.  

 Instellingen

 Vanwege de hoeveelheid informatie en mogelijke extra functies in de toekomst, is er voor gekozen om het bestuur de mogelijkheid te geven om de zichtbaarheid van verschillende tabbladen binnen de applicatie aan te passen. Aan de bestuurszijde is hiervoor een knop instellingen aanwezig. Hierin kunnen verschillende tabbladen zichtbaar worden gemaakt binnen de applicatie.

 

Ledenfuncties

 Home

De homepagina aan de ledenzijde geeft een overzicht van de vereniging, inclusief een korte introductie, nieuwsfeed en aankomende evenementen.

 Vereniging

 Het tabblad ‘vereniging’ bestaat uit drie categorieën: over, bestuur en commissies. In het tabblad ‘over’, krijgt het lid een overzicht van de verenigingsgegevens en een korte samenvatting van waar de vereniging voor staat. In het tabblad commissie heeft het lid een overzicht van de verschillende commissies waarin hij actief zou kunnen worden. Daarnaast zijn hier de commissieleden en meer informatie over de commissie te vinden. Vergelijkbaar is het tabblad bestuur. Hier zijn het huidige bestuur, hun functies en contactgegevens zichtbaar. Daarnaast zijn eerdere bestuursleden te bekijken.

 Mijn gegevens

 In mijn gegevens is alle informatie over het lid zelf te vinden: zijn/haar profiel, lidmaatschap en financiën. Wat betreft hun lidmaatschap kunnen zij hun deze wijzigen of beëindigen. Voor financiën zijn verschillende tabbladen zichtbaar met lijsten waaronder: activiteiten, inkopen, individuele betalingen, incasso en bestuurs-/commissielid. Het geeft daarmee een overzicht van alle informatie van het lid met betrekking tot de vereniging.

 Activiteiten

 De rubriek ‘activiteiten’ geeft een overzicht van de komende evenementen die door de vereniging worden georganiseerd. Hier kan het lid zich aanmelden voor een activiteit en mogelijke subcategorieën (bijvoorbeeld inclusief eten).