EN|NL

MySU

Voor veel verenigingen bevind het bijhouden van de administratie van leden en financiën plaats in verscheidende excel bestanden die bijgehouden moeten worden. Niet alleen is dit extra werk maar ook is er meer kans op fouten. Ook is de backend van een website bijhouden niet het makkelijkste. Hierbij kan MySU helpen, MySU is een platform waarin verenigingen gemakkelijk, overzichtelijk en op één plek hun ledenadministratie en financiën kunnen bijhouden zonder zelf te hoeven programmeren.


Nieuws

Na de informatieborrel op 21 september is het voor alle verenigingen mogelijk om deel uit te maken van MySU! Voorlopig zijn de twee belangrijkste functies van ledenadministratie en financiën operationeel en werken we eraan om de andere functionaliteiten zo snel mogelijk toe te voegen. We houden jullie op de hoogte van deze ontwikkelingen.

Wil je meer weten of deelnemen aan MySU, stuur dan een e-mail naar: mysu@utwente.nl. Onderaan deze pagina worden enkele veelgestelde vragen beantwoord.


Algemeen

MySU is bedoelt voor zowel bestuursleden als de verenigingsleden. Voor leden is het een platform waar zij makkelijk bij hun informatie kunnen en kunnen zien welke kosten zij over een bepaalde periode hebben gemaakt. Afhankelijk van de functionaliteiten die de vereniging wil, kan een lid zich onder andere aanmelden voor activiteiten, onderdeel worden van een commissie en bij de documenten bij de vereniging komen.

Vanaf de bestuurders kant is er nog veel meer mogelijk. Wanneer een lid zich aanmeld voor de vereniging komt hij/zij met al zijn gegevens in de leden lijst te staan en wanneer ze zich afmelden worden ze na hun financiële verplichtingen uit de lijst gehaald, zo blijft de ledenlijst altijd up-to-date.

Tijdens een lidmaatschap maakt een lid natuurlijk kosten met betrekking tot contributie en door deel te nemen aan activiteiten. MySU wijst deze kosten automatisch toe aan de juiste personen, waarna de penningmeester alleen de lijst hoeft te exporteren wanneer hij een incasso wilt sturen.

MySU functies

Zoals vermeld in de inleiding, is de belangrijkste functie van MySU het bijhouden van alle gegevens van de leden. Om dit zo goed mogelijk te doen, bestaat de applicatie uit drie verschillende ‘kanten’; algemene-, bestuurs- en ledenkant. In dit hoofdstuk worden de verschillende functies beschreven binnen deze verschillende categorieën.

 

Algemene functies

Er zijn een paar algemene functies die naast de leden- en bestuurskant te zien zijn. Deze zijn als volgt gedefinieerd:

 

Bestuursfuncties

Aan de bestuurszijde bevinden zich de meeste functies. Als bestuurslid biedt de applicatie verschillende voordelen. De belangrijkste functie van de applicatie is om alle gegevens van de leden van de verenigingen bij te kunnen houden. Het geeft een duidelijk overzicht van uw leden en hun gegevens. Daarnaast kunnen met de applicaties financiën worden gedaan. Om dit te doen heeft het bestuur verschillende panelen aan hun zijde van de applicatie, met betrekking tot: vereniging, leden, financiën, evenementen en instellingen.

 

Vereniging
Het verenigingspaneel stelt het bestuurslid in staat om informatie te wijzigen en de leden op de hoogte te houden van de laatste nieuwtjes. Dit paneel heeft een ‘nieuws’ tab, waarin het bestuurslid berichten kan plaatsen. Alle relevante informatie over de vereniging kan in de tab ‘over’ worden gevonden. Het bestuur kan de gegeven informatie bijwerken en wijzigen.

 In de sectie ‘commissies’ kan het bestuur de commissies en commissieleden toevoegen en wijzigen, automatisch wordt een tabel weergegeven met huidige en voormalige actieve leden. Voor het tabblad bestuur geldt hetzelfde.

Leden
In dit paneel kan het bestuur hun ledenadministratie beheren, er is een tabel, momenteel met vier tabbladen: inkomend, huidig, vertrekkend en betwiste leden. Daarnaast kunnen ze verschillende lidmaatschapstypes en extra gegevensvelden (e.g. rijbewijs) aanmaken en aanpassen die leden kunnen invullen.

 Het tabblad ‘inkomend’ toont een lijst van mensen die lid willen worden van de vereniging, hier kan het bestuur beslissen om ze al dan niet te accepteren. De lijst wordt samengesteld op basis van de mensen die zich via MySU hebben aangemeld om lid te worden van de vereniging. De lijst ‘huidig’ toont alle leden die momenteel zijn ingeschreven bij de vereniging. Het bestuurslid kan op dit tabblad alle nodige informatie over zijn leden vinden. Bij ‘vertrekkend’ wordt de lijst met leden weergegeven die ervoor hebben gekozen om zich uit te schrijven. Hier kan het bestuur controleren of er nog financiële verplichtingen moeten worden nagekomen. Wanneer dit is voltooid, worden de leden van de lijst verwijderd en wordt informatie over het oud lid verwijderd. De tab ‘betwiste leden’ is een speciaal tabblad dat is gemaakt voor problemen die zich voordoen bij de overgang naar MySU, omdat de overdracht van ledengegevens wellicht fouten kan bevatten.

 Financiën
Tijdens een lidmaatschap maakt een lid uiteraard kosten, e.g. contributie en deelname aan activiteiten. MySU wijst deze kosten automatisch toe aan de juiste mensen, in het tabblad ‘financiën’ kan het bestuur ervoor zorgen dat deze betalingen worden uitgevoerd. Dit gebeurt via drie verschillende tabbladen: incasso, individuele betalingen en annuleringen.

 In het tabblad ‘incasso’ kan het bestuur automatisch een overzicht maken van de incasso's die moeten worden vereffend. In dit tabblad kunnen specifieke aankopen worden geselecteerd en kan een drempelwaarde voor een collectie worden ingesteld. Als dit is gedaan, wordt er een Excel-document geëxporteerd en kan het naar de bank worden gestuurd om de incasso te voltooien. In het tabblad ‘individuele betalingen’ kan het bestuur extra kosten toewijzen aan specifieke leden. Daarnaast kunnen ze financiële informatie importeren die extern is geregistreerd. Deze kosten worden later verwerkt in de incasso's. Ten slotte, is er een lijst in de ‘annuleringen’, waarin een overzicht wordt gegeven van degenen die niet akkoord gingen met het betalen van hun financiële verplichtingen.

 Activiteiten
Een bestuurslid kan activiteiten aanmaken waarvoor leden zich kunnen inschrijven. Het is mogelijk om een evenement in te delen in verschillende types. Daarnaast kunnen data, tijd, locatie, kosten en het maximum aantal inschrijvingen worden toegevoegd.  

 Instellingen
Vanwege de hoeveelheid informatie en mogelijke extra functies in de toekomst, is er voor gekozen om het bestuur de mogelijkheid te geven om de zichtbaarheid van verschillende tabbladen binnen de applicatie aan te passen. Aan de bestuurszijde is hiervoor een knop instellingen aanwezig. Hierin kunnen verschillende tabbladen zichtbaar worden gemaakt binnen de applicatie.

 

Ledenfuncties

 Home
De homepagina aan de ledenzijde geeft een overzicht van de vereniging, inclusief een korte introductie, nieuwsfeed en aankomende evenementen.

 Vereniging
Het tabblad ‘vereniging’ bestaat uit drie categorieën: over, bestuur en commissies. In het tabblad ‘over’, krijgt het lid een overzicht van de verenigingsgegevens en een korte samenvatting van waar de vereniging voor staat. In het tabblad commissie heeft het lid een overzicht van de verschillende commissies waarin hij actief zou kunnen worden. Daarnaast zijn hier de commissieleden en meer informatie over de commissie te vinden. Vergelijkbaar is het tabblad bestuur. Hier zijn het huidige bestuur, hun functies en contactgegevens zichtbaar. Daarnaast zijn eerdere bestuursleden te bekijken.

 Mijn gegevens
In mijn gegevens is alle informatie over het lid zelf te vinden: zijn/haar profiel, lidmaatschap en financiën. Wat betreft hun lidmaatschap kunnen zij hun deze wijzigen of beëindigen. Voor financiën zijn verschillende tabbladen zichtbaar met lijsten waaronder: activiteiten, inkopen, individuele betalingen, incasso en bestuurs-/commissielid. Het geeft daarmee een overzicht van alle informatie van het lid met betrekking tot de vereniging.

 Activiteiten
De rubriek ‘activiteiten’ geeft een overzicht van de komende evenementen die door de vereniging worden georganiseerd. Hier kan het lid zich aanmelden voor een activiteit en mogelijke subcategorieën (bijvoorbeeld inclusief eten).


Veel gestelde vragen

Kan ik als vereniging MySU vrijblijvend uitproberen?
Natuurlijk is het mogelijk om als bestuur van een organisatie naar MySU te kijken zonder deze direct volledig te benutten. Stuur ons een mailtje en we maken een tijdelijk account voor jouw organisatie aan zodat je alle mogelijkheden van MySU kunt bekijken en kijken of het iets voor jouw vereniging is.

Kunnen leden zonder UT-account onderdeel worden van MySU?
- Voor Saxion en ArtEz heb je Surfnet via zij kunnen inloggen
- Voor andere externen gebruiken we EduID. Dit is in feite zelf een account aanmaken bij Surfconext, en dan gaat het inloggen net alsof je een UT-, Saxion- of ArtEz-account gebruikt.

Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van MySU voor de vereniging?
MySU is een dienst die door de SU wordt aangeboden voor alle erkende verenigingen van de UT. Het gebruik van MySU brengt voor de vereniging geen kosten met zich mee.

Is een koppeling (API) mogelijk tussen de eigen website van een vereniging en MySU?
Achter de website van MySU zit een API. Op verzoek kan de vereniging inloggegevens krijgen waarmee ze kunnen communiceren met deze API.

Hoe uitgebreid zou de API zijn?
Met de API kun je alles wat een bestuurslid kan op de website van MySU. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het beheren van lidmaatschappen, evenementen, financiën en nieuws. Als de API een feature mist, kan de vereniging een issue aanmaken (en bij voorkeur ook een merge request) op https://gitlab.utwente.nl/my-su/backend/api/.

Kan MySU worden gebruikt als vervanging voor de eigen website van de vereniging?
MySU zal op termijn alle functionaliteiten hebben om de functionaliteiten van de vereniging te kunnen vervangen. MySU is echter nog gedeeltelijk in ontwikkeling en later zullen enkele relevante functies worden toegevoegd, bijvoorbeeld de mogelijkheid om activiteiten te plannen waarvoor uw leden zich kunnen inschrijven. Deze functie wordt voor het einde van dit kalenderjaar toegevoegd. Ook is de MySU-site ontworpen om in de stijl van de SU te passen en staat de vereniging momenteel niet toe haar eigen ontwerpuiterlijk te tonen, behalve enkele foto's en het logo.

 Is accountancy mogelijk binnen MySU?
MySU probeert het werk van het bord zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk te maken. Het opzetten van een volwaardig boekhoudprogramma is echter een grote investering in middelen. Daarom zal de penningmeester een apart boekhoudprogramma moeten gebruiken. Dat gezegd hebbende, zal MySU op termijn de meeste, zo niet alle financiële transacties van een vereniging dekken. Al deze transacties kunnen door de penningmeester worden gegroepeerd in incasso's. De website biedt een handig overzicht van de inhoud van de incasso's en een manier om deze naar de bank te sturen. Dit betekent dat op termijn het meeste werk van de penningmeester zal zijn om ervoor te zorgen dat de journaals in het boekhoudprogramma voor het geld dat via incasso's bij de bank wordt opgehaald, overeenkomen met het overzicht op de website.

 Is het mogelijk om binnen MySU declaraties te doen?
Momenteel staat de website niet toe dat gebruikers declaraties doen. Als dit echter een functie is die veel verenigingen willen, zullen we deze op tijd creëren.

 Wat is de link van sport en cultuur naar MySU?
De sport- en cultuursite en MySU zijn niet gekoppeld. De organisatie is zelf verantwoordelijk om te zien of een lid zich via sport en cultuur heeft aangemeld voor de vereniging wanneer ze zich willen aansluiten bij de organisatie in MySU.

 Hé, het zou echt gaaf zijn als je <X> zou kunnen maken, of zou je <Y> kunnen toevoegen?
Om een overbelasting van semi-nuttige functies te voorkomen en onze energie het beste te besteden, zal MySU zich beperken tot dingen die ten minste verschillende verenigingen nuttig achten. Als je iets wilt dat de website niet doet en niet wordt vermeld als een geplande functie, maar je wilt het wel, dan kun je een van de twee dingen doen: - Neem contact op met andere verenigingen in het systeem en kijk of zij deze functie ook willen. Als je eenmaal weet dat verschillende verenigingen de functie willen, neem dan contact met ons op met wat je wilt en vertel ons wie het wil. Hoe meer associaties en hoe beter je plan, hoe groter de kans dat we het toevoegen en prioriteren. - Voeg een issue toe op https://gitlab.utwente.nl/my-su/backend/api/-/issues of https://gitlab.utwente.nl/my-su/frontend/website. Verzamel stemmen, net als het vorige punt, of maak een samenvoegverzoek met de benodigde wijzigingen.